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Gastronomie-Kassenlösungen

 

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MOBILE-APP

Kassensysteme gestern und heute

 

Früher standen große mechanische Registrierkassen gut sichtbar auf dem Tresen, wurden mit einer Kurbel bedient und der Bezahlvorgang war durch das markante Geräusch der sich öffnenden Kassenlade klar erkennbar.

Heute sprinten die Kellner mit Smartphones durch den Kundenbereich und bonieren direkt am Tisch. Man ahnt, es hat in den letzten Jahren eine gewisse Entwicklung stattgefunden.

Machen wir doch mal eine Bestandsaufnahme, welche Kassensysteme heute eingesetzt werden und betrachten diese unter verschiedenen Aspekten.

Hardware

 

  • Applikationsserver: Auf dem Applikationsserver befindet sich die Datenbank und die Software, die die Kommunikation mit dem Endgerät bewerkstelligt. Ein Kassensystem kann aus mehreren Servern bestehen (Cloud und lokale Speicherung). Die Applikationslogik und Datenbank können auf unterschiedlichen Rechnern untergebracht sein.

  • Bondrucker: Mindestens ein Bondrucker ist zum Ausdrucken von Kassenbons erforderlich. Je nach Ausbaustufe des Kassensystems sind weitere Bondrucker sinnvoll (z.B. Arbeitsbons für Küche und Schank)

  • Bediengerät: Über das Bediengerät bedient der Anwender die Kasse. Kassensysteme können monolithisch aus einem Gerät bestehen, die Bedienung moderner Gastro-Kassen geschieht jedoch in der Regel über eigenständige Bediengeräte. Bei diesen Geräten kann es sich um proprietäre Geräte als auch handelsüblichen Smartphones/Tablets handeln.

  • Router: Ein verteiltes System muss über ein Funkprotokoll kommunizieren. Einige Anbieter bieten vorkonfigurierte Router an, viele Systeme arbeiten mit handelsüblichen WLAN-Routern zusammen.

Technische Komponenten

 

  • Bedienoberfläche: Über die Bedienoberfläche nehmen die Kellner die Bestellungen auf. Die Kassensysteme bis zur Jahrtausendwende besaßen dazu haptische Tasten. Heutige Systeme sind oft mit einem Touchpad ausgerüstet. Dies hat den entscheidenden Vorteil, dass die Oberfläche über die Lebenszeit des Systems angepasst werden kann.

  • Datenbank: Die Bestellungen und Umsatzdaten werden in einer Datenbank gespeichert. Reports erlauben den Export dieser Daten bzw. deren Auswertung zu statistischen Zwecken. Die GoBD schreibt vor, welche Daten "unverkürzt" und über welchen Zeitraum gespeichert werden müssen.

  • Kommunikation: die Kommunikation zwischen den Komponenten eines Kassensystems passiert üblicherweise über standardisierte Funktechniken: Bluetooth für die Strecke zwischen Endgerät und Gürteldrucker, WLAN für die Kommunikation zwischen Endgeräten, Applikationsservern und stationären Bondruckern.

Preise

 

  • Hardware: Die lokale Hardware muss einmalig erworben werden. Einige Anbieter bieten Hardware auch als Leihgabe über den Vertragszeitraum an. In diesen Fällen sind die Kosten für die Bereitstellung der Hardware in die Vertragsgebühren eingepreist. Zunehmend kommen auch Cloud-Anbieter auf den Markt. Das Cloud-Konzept sieht vor dass der Cloud-Anbieter seine Server-Hardware zum Hosten der Kassensystemdaten für mehrere Kunden verwendet. Der Gastronom benötigt in diesem Fall nur noch die Bediengeräte.

  • Service: Der Service eines Anbieters kann folgende Komponenten enthalten: Schulung, Initiale Konfiguration (Benutzer, Raumplan, Speisekarte), Anpassungen der Konfiguration, Hotline bei Problemen, Austausch von Hardwarekomponenten, Sicherung und Wiederherstellung von Datensätzen. Je nach Servicevertrag variieren die Preise.

  • Lizenz- und Abokosten: Über den Vertragszeitraum können Nutzungskosten anfallen, diese bewegen sich zwischen 20 und 200 Euro pro Monat je nach Anbieter und Vertrag.

  • Verbrauchskosten: Im laufenden Betrieb fallen gewisse Kosten an, die jedoch vernachlässigbar sind (Bonpapier, Strom, eventuell Internetverbindung zum Cloud-Server)

  • Um Richtwerte anzugeben, stellen wir uns zwei durchschnittliche Gastronomiesystem vor:

  1. lokal mit mobilen Endgeräten: einmaligen Anschaffung der Hardware ca. 1000 Euro (1 Server, 1 Smartphone, 2 Bondrucker, 1 WLAN-Router), 24/7-Support des Anbieters monatlich 20 Euro

  2. Abo-Systen/Cloud: einmalige Anschaffung der Hardware ca. 500 Euro (1 Smartphone, 2 Bondrucker, 1 WLAN-Router), gute Internetverbindung 15 Euro/Monat, Abokosten 70 Euro/Monat

#1

 

Kostenlose Kassensysteme

 

In Gänze kostenlose Systeme kann es nicht geben, weil mindestens die Verbrauchskosten anfallen. Aber es gibt Kassensysteme basierend auf kostenloser Software, die auf handelsüblicher Hardware läuft. Verfügt man bereits über die erforderlichen Geräte (z.B. einen Gebrauchtrechner als Server und das eigene Smartphones für die Bedienung), so fallen keine weiteren Kosten an. Allerdings ist hier ein wenig Vorsicht geboten. Viele Anbieter werben mit kostenlosen Editionen ihrer Kassensysteme, dabei handelt es sich jedoch fast ausschließlich um Programme, die in der kostenlosen Ausgabe nicht den Vorgaben der Finanzämter entsprechen. Für einen finanzamtkonformen Einsatz ist dann das Upgrade zu einer kostenpflichtigen Version notwendig.
Als einzige Ausnahme für den deutschsprachigen Raum ist dem Autor die Software "OrderSprinter" (www.ordersprinter.de) bekannt, die als rein nichtkommerzielles Produkt uneingeschränkt kostenlos ist und die Vorgaben der GoBD erfüllt. Alle anderen ihm bekannten kostenlosen Programme sind entweder nicht finanzamtkonform oder besitzen keine deutschsprachige Oberfläche.

Vor- und Nachteile

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  • lokale Speicherung: vertrauliche Umsatzdaten bleiben im Verantwortungsbereich des Betreibers, keine Abo-Kosten, Datenexports für das Steuerprüfer immer möglich, Bereitstellung von Ersatzhardware bei Ausfall in eigener Verantwortung

  • Cloud: Abo-Kosten. Verantwortung für die Daten liegen beim Gastronom und müssen über einen Zeitraum von 10 Jahren für die Steuerprüfung bereitgehalten werden. Bei der Insolvenz des Anbieters ist dies möglicherweise nicht gewährleistet. Probleme bei Ausfall der Internetverbindung.

  • lokal und Cloud: Ein Mischbetrieb besitzt alle Vor- und Nachteile beider Konzepte.

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